9 Time management tips voor drukke marketing managers

Niet gek dat sommigen marketing managers overweldigd raken door alle taken en verantwoordelijkheden en geen idee meer hebben hoe ze hieruit moeten komen. Ondertussen tikt de tijd maar door en moet jij je kunnen verantwoorden. Het is een cirkel waar je misschien niet meer uit komt. In veel gevallen is de oorzaak slechte time management. Gelukkig zijn hier oplossingen voor. Struggle jij met het indelen van je tijd? Lees dan even verder.

1. Stop met zorgen maken over de tijd

Ken je die uitspraak dat de angst voor je angst vaak groter is dan de angst zelf? Het is een mooi voorbeeld van hoe het vaak gaat met marketing managers die moeite hebben met het indelen van tijd. Je spendeert te veel tijd aan het zorgen maken over alles wat je moet doen in een korte tijd, waardoor je geen tijd meer hebt om daadwerkelijk aan de slag te gaan. Dat bevestigt je angst alleen maar meer dat je tijd tekort hebt. Zo kom je in een vicieuze cirkel terecht waarin je niet productief bent, terwijl je in principe voldoende tijd had om je taken uit te voeren. De oplossing? Het klinkt simpel en eigenlijk is dat het op dit vlak ook: stop met zorgen maken en focus op één taak. Werk stap voor stap, want je kan niet alles tegelijk doen. Alles is in dit geval niks.

2. Werk consequent gedisciplineerd

Hulp bij time management is een eerste stap, maar als jij niet toegewijd en consequent bent, gaat het niet werken. Als marketing manager is consequent werken en toewijding een vereiste om succesvol te zijn in je vak. Het werk vraagt veel van je flexibiliteit en stressbestendigheid, aangezien je continu ballen in de lucht aan het houden bent:

• Je moet verantwoording afleggen,
• Bent verantwoordelijk voor marketingbudgetten,
• Krijgt tussendoor telefoontjes en e-mails,
• Woont meetings bij,
• Stuurt teams aan en
• Bent verantwoordelijk voor een vruchtbare uitvoering van alle marketingactiviteiten.

Als time management niet jouw sterkste punt is en je werkt hier niet aan, kan je de klok erop gelijk zetten dat het je op den duur te veel wordt.

Creëer inzicht in je workload

Makkelijker gezegd dan gedaan denk je misschien. Dat klopt, maar wat je echt verder helpt is het maken van een schema om ritme in je werkzaamheden te krijgen. Kijk welke taken je kan automatiseren en delegeren. Alles wat overblijft prioriteer je. Werk met planning tools zoals Trello (dat is ook een fijne tool die wij intern gebruiken) om overzicht te creëren en efficiënt te werken. Houd de voortgang hierin bij, vink taken af en je hebt een mooi, clean overzicht van alle openstaande taken met prioriteiten. Zo krijg je de chaos uit je hoofd en op papier.

3. Stel persoonlijke doelen

Als je ergens écht goed in wil worden, stel je persoonlijke doelen op. Wil jij een goede marketing manager worden, dan is dit een continu proces van leren op allerlei vlakken. Ken je zwakke punten, zoals misschien time management. Maak het concreet door een doel hieraan te hangen en een strategie op te stellen hoe je dit doel wil bereiken.

Ga doorleren niet uit de weg en kijk of er cursussen of opleidingen interessant voor je zijn. Door je problemen inzichtelijk te maken creëer je sneller heldere momenten voor jezelf waardoor je weer geïnspireerd raakt om het probleem op te lossen.

4. Efficiëntere én minder meetings

Waar het gaat mis gaat bij marketing managers als het gaat over time management, is dat wel bij het inefficiënt vergaderen. We leven in een tijd waarin we een groot gedeelte van onze werkdag besteden aan vergaderen. Hoe hoger we in de organisatie klimmen, hoe meer tijd we kwijt zijn aan vergaderen. Natuurlijk zijn meetings vaak belangrijk voor het goed uit kunnen voeren van je werk, maar zijn ze allemaal even nuttig? Waarschijnlijk niet.

En toch snoepen die meetings dagelijks veel kostbare tijd weg. Meer zelfs dan je denkt, want je wordt uit je werkzaamheden gehaald en voordat je weer in die lekkere flow zit als vóór de vergadering, ben je weer een poos verder. Plus: ga jij een kwartier voor een meeting aan iets nieuws werken? Waarschijnlijk niet. Oh ja, en vergeet niet nog even een bak koffie te zetten voor die lange zit.

Dus wees zuinig met je tijd en vraag jezelf af voordat je een meeting accepteert of organiseert:

• Is deze meeting echt nodig?
• Kunnen ze deze meeting ook zonder mij doen?
• Is mijn aanwezigheid noodzakelijk of is het voldoende als de notulist zijn of haar aantekening na afloop doorstuurt?
• Kan de vergadering ook via teams als dit veel tijd bespaart?

Mocht je de meeting niet kunnen skippen, wees dan punctueel en effectief: werk met een agenda, zodat je niet onnodig lang over koetjes en kalfjes praat en het gesprek niet inefficiënt wordt. Staat er een uur voor de meeting? Rond dan na een uur ook echt af of excuseer je en verlaat de meeting op de afgesproken tijd.

Een laatste tip wat betreft meetings: de tijd die staat voor een meeting kunnen mensen doorgaans altijd wel vullen. Of dat nu 1,5 uur is of een half uur. In een half uur zijn mensen echter genoodzaakt om wat efficiënter de meeting in te gaan dan bij een langere meeting. Houd hier rekening mee en plan niet onnodig veel tijd in voor iets wat ook in een half uur of kwartier besproken kan worden.

Moet jij eens zien hoeveel kostbare tijd je dit kan opleveren!

5. Werk met tijdlimieten

Over tijd gesproken: een gouden tip die je direct tijd oplevert, is het stellen van tijdslimieten. Niet alleen tijdslimieten bij vergaderingen, maar bij al je geplande taken. Je zult merken dat je veel productiever bent als je tijdslimieten stelt bij specifieke taken. Mensen hebben nou eenmaal de neiging om werk uit te laten lopen in de tijd die ervoor staat (of die er niet voor staat). Om deze methode extra kracht bij te zetten zou je een timer kunnen gebruiken die aftelt. Je voelt de tijd al dringen, hè?

6. Laat je niet te snel afleiden (door je telefoon)

We willen het niet allemaal toegeven, maar we laten ons stiekem veel te vaak afleiden. Een mail die binnenkomst, een appje, het nieuws, het weer of even social media checken. Het is inmiddels zo verweven in ons dagelijks leven, dat we er mee om moeten leren gaan. Maar hoe doe je dat als je altijd onder tijdsdruk staat? Voor elk probleem is een oplossing. Maak het jezelf lastig door je telefoon bijvoorbeeld af en toe op Airplane modus te zetten. In sommige gevallen kan dat niet, omdat je als marketing manager bereikbaar moet zijn. Wees dan specifiek in de meldingen die je binnen wil krijgen en leg je telefoon uit het zicht.

Niet alleen je telefoon zorgt voor onderbrekingen in je werk, maar ook tal van andere dingen kunnen invloed hebben op je concentratie. Denk aan geluid, collega’s, e-mails en telefoontjes. Als je echt wil werken aan time management, maak dan een lijst met je grootste afleidingen en bedenk daar oplossingen voor. Ben je onder aan de streep eigenlijk heel veel tijd tussendoor kwijt aan het beantwoorden van binnenkomende mails, maak dan voor jezelf een schema en plan een bepaalde tijd van de dag (of meerdere tijdstippen) in om je mails te beantwoorden. Zo word je niet steeds onderbroken door een e-mail tijdens een taak. Zorg ook voor een efficiënt systeem waarin je mails ordent op prioriteit.

Wist je dat het twee keer zo lang duurt om een taak te voltooien als je onderbroken wordt tijdens je werkzaamheden door bijvoorbeeld te gaan multitasken? Zie de afbeelding hieronder waarin best-selling auteur Gary Keller illustreert wat er gebeurt als je afgeleid wordt tijdens je werkzaamheden. Elimineer die afleidingen dus het liefst vandaag nog!

Er ligt veel meer in je eigen macht om je minder te laten afleiden dan je misschien denkt. Het begint allemaal bij het herkennen van je grootste stoorzenders en het uit de weg gaan van multitasken.

7. De valkuil van ‘superioriteit’..

Een kwaliteit, maar gelijk ook een valkuil, die veel echt goede marketing managers hebben is dat ze het liefst alle taken zelf uit willen voeren. Want, als je het zelf uitvoert, dan weet je dat het goed gebeurt. Het verantwoordelijkheidsgevoel van deze marketing managers is zo groot dat ze er zelfs de stress van tijdsdruk hen niet doet besluiten taken te delegeren, af te wijzen of te outsourcen aan een partij als Scherp Online.

Daar ligt gelijk de valkuil, want (misschien een open deur): je kan niet alles zelf doen. Soms kan een ander of een specialistische partij het zelfs beter. Herken jij jezelf hierin, werk dan aan een structuur waarbij je wel een taak aanneemt, uitbesteed en ten slotte de controlerende factor bent. Je hoeft echt niet alles zelf uit te voeren om de kwaliteit hoog te houden.

Ook vaker nee zeggen kan je weer adem geven. Natuurlijk zou je dat project erbij kunnen hebben of natuurlijk kan je die taken van een zieke collega wel ‘even’ overnemen. Als een werkweek 40 uur langer zou duren, kan je dat er prima bij hebben ja.

8. Neem hulp aan van software

Als je vroeger een wasje moest draaien, was je daar ongeveer een halve dag mee zoet. Met de hand! Gelukkig hebben we daar nu machines voor. We klagen er overigens nog steeds over, maar dat terzijde. Niet alleen het huishouden is makkelijker gemaakt met de komst van technologie. Ook veel van onze werkzaamheden op kantoor worden steeds efficiënter en soms zelfs geautomatiseerd.

Zo kan leadgeneratiesoftware zoals HubSpot je helpen bij het automatiseren van e-mailcampagnes. Stel workflows en leadscoring in en de software doet de rest. De mogelijkheden zijn er, maar maak jij hier maximaal gebruik van? Als er processen zijn die jou dagelijks veel tijd kosten, duik eens in de software waar je mee werkt om te zien of het efficiënter kan en je alles ten volste benut.

Denk je dat nieuwe software jou zeeën van tijd kan besparen? Klop dan bij je leidinggevende aan om te bespreken wat de mogelijkheden zijn. Er is genoeg gratis software op de markt waar je gebruik van kan maken, zoals ChatGPT die je kan helpen bij het genereren van unieke content of HubSpot die je leadproces kan stroomlijnen en automatiseren.

9. Organiseer terugkerende taken

Als marketing manager check je dagelijks Google Analytics, maar heb je ook de juiste standaard rapporten ingesteld waardoor je in één oogopslag ziet waar pijnpunten zitten en waar je bijzonderheden opmerkt? Werk je ook met een dashboard van social media of duik je steeds weer de data in van het platform om zelf op onderzoek uit te gaan? Plan je terugkerende werkzaamheden, organiseer ze en automatiseer ze zoveel mogelijk. Op die manier bespaar je tijd én kom je in een routine terecht waarbij je niet eens meer tijd hebt om te piekeren over de tijd.

Hopelijk heb ik je met dit artikel weten te inspireren, want ook jij kan vandaag nog je time management op orde krijgen met deze tips.

Wil je na het lezen van dit artikel toch liever wat werkzaamheden uitbesteden? Neem contact op via onderstaand formulier of bel ons op 085 30 30 720 en wij helpen je graag! Heel veel succes.