WhatsApp Business: de app voor bedrijven

De WhatsApp Business app

WhatsApp Business is speciaal bedoeld voor het kleinbedrijf en is gratis te downloaden. Je kunt met deze app bijvoorbeeld bedrijfsinformatie toevoegen, een catalogus van jouw producten en services tonen en gemakkelijk met je klanten communiceren d.m.v. automatisatietools.

Hierbij een overzicht van alle functies van de app:

• Zakelijk profiel
  Als zakelijke gebruiker krijg je profielopties. Je kunt een beschrijving van het bedrijf, een link naar de website en een categorie toevoegen. Er zijn drie statussen die zakelijke accounts kunnen krijgen:
  • Geverifieerd: het bedrijf is geverifieerd door WhatsApp en er zal een groen icoontje zichtbaar zijn.
  • Bevestigd: WhatsApp heeft bevestigd dat het telefoonnummer bij het bedrijf hoort. Er zal een grijs icoontje zichtbaar zijn.
  • Onbevestigd: het bedrijf maakt gebruik van de WhatsApp Business app, maar is nog niet geverifieerd of bevestigd. Er zal een icoontje van een vraagteken zichtbaar zijn.
• Ondersteuning voor vaste nummers
  WhatsApp Business biedt ondersteuning voor vaste nummers. Het is dus niet meer nodig om speciaal een apart mobiel nummer aan te vragen, of om je privé nummer te gebruiken.
• Automatisch antwoord bij afwezigheid
  WhatsApp betekent voor veel mensen dat ze 24/7 beschikbaar zijn, en dit verwachten zij ook van anderen. Omdat dit als bedrijf lastig kan zijn, biedt de app de mogelijkheid om een automatisch bericht in te stellen bij afwezigheid. Je kunt vaste momenten van de dag inplannen, maar ook een tijdelijke afwezigheid instellen. De reactietijd is erg belangrijk, het is aan te raden om dit duidelijk te communiceren.
• Snelle antwoorden
  Door middel van snelle antwoorden is het mogelijk om veelvuldig verzonden berichten op te slaan en te hergebruiken, waardoor veelgestelde vragen snel beantwoord kunnen worden.
• Automatische berichten
  Met automatische berichten is het mogelijk om vooropgestelde antwoorden te versturen op basis van zoekwoorden.
• Labels
  Het is mogelijk om labels mee te geven aan contacten of chats, zie onderstaande afbeelding voor een voorbeeld.

• Statistieken
  In de app krijg je inzage in statistieken over het aantal berichten dat verzonden, bezorgd en gelezen is.

Naast deze gratis versie is er ook een betaalde versie voor middelgrote en grote bedrijven, waarbij meer functies beschikbaar zijn: de WhatsApp Business API.

Verschillende apps, telefoons en telefoonnummers

Hoe werkt dit in de praktijk met verschillende apps, telefoons en telefoonnummers? Er zijn vier opties:

1. Met 1 telefoon en alleen de WhatsApp Business app, voor mensen die WhatsApp niet privé gebruiken.
2. Met 1 telefoon en 2 apps, waarbij er een apart mobiel nummer voor het bedrijf is.
3. Met 1 telefoon en 2 apps, waarbij er een vast nummer voor het bedrijf gebruikt wordt.
4. Met 2 telefoons, voor mensen die een privé telefoon en een zakelijke telefoon hebben. In de betaalde versie van de app is het mogelijk om meerdere beheerders te hebben, waardoor men dus net afhankelijk is van één telefoon.

Het is ook mogelijk om WhatsApp Business te gebruiken via de WebApp, zodat je berichten kunt beantwoorden via je desktop of laptop. Dit is mogelijk via één apparaat.

Hoe zet je WhatsApp in als bedrijf?

Ten eerste is het belangrijk om na te gaan of WhatsApp geschikt is voor jouw bedrijf. Dit geldt namelijk niet zomaar voor elk product of elke dienst. WhatsApp is in eerste instantie niet gericht op directe verkoop, maar vooral op service. Wanneer service dus belangrijk is binnen je bedrijf, kan WhatsApp heel geschikt zijn.

WhatsApp voor bedrijven kan voor bijvoorbeeld de volgende doeleinden ingezet worden:

• Klantenservice
• Coaching
• Afspraken inplannen
• Verkoop

Een voorbeeld: stel je hebt een nieuwe tafel besteld en deze heeft een beschadiging opgelopen. Je kunt dan eenvoudig een foto van de beschadiging WhatsAppen naar het bedrijf en je krijgt een oplossing. Dit is erg laagdrempelig en snel.

Voordelen van WhatsApp Business t.o.v. andere contactmogelijkheden

Er zijn tegenwoordig natuurlijk veel contactmogelijkheden, en elk persoon vindt een andere manier van contact prettig. Je kunt je afvragen of je niet net zo goed bijvoorbeeld een chat in zou kunnen zetten in plaats van WhatsApp.  Er zijn echter een aantal voordelen van WhatsApp ten opzichte van andere contactmogelijkheden:

• Laagdrempelig. De drempel om te bellen of een e-mail te sturen is vaak hoger dan simpelweg het sturen van een appje, wat je toch al dagelijks doet. Mensen zullen sneller geneigd zijn om te appen. Hierdoor heb je sneller persoonlijk contact met klanten. Ook kost het sturen van een appje minder tijd.
• Altijd bereikbaar. Bij het gebruik van een chat moet je op de website van het bedrijf blijven, en deze kan bijvoorbeeld ook automatisch gesloten worden wanneer er een bepaalde tijd niet meer gereageerd wordt.
• Data verzamelen. Wanneer klanten jouw nummer toevoegen, geven zij aan dat er push berichten verstuurd mogen worden. Je kunt het telefoonnummer dus gebruiken. Door middel van verzendlijsten kun je persoonlijke berichten naar mensen sturen. Omdat ze jouw nummer al toegevoegd hebben krijgen ze niet zomaar een bericht van een onbekend nummer.

De toekomst van WhatsApp Business

Ten slotte wil ik nog even in gaan op de mogelijke toekomst van WhatsApp voor bedrijven. Wat je net gelezen hebt is namelijk misschien nog maar het begin. Ik kijk hiervoor naar de functies van WeChat. WeChat wordt de tegenhanger van WhatAapp genoemd en wordt met name in China gebruikt. Echter doet dit tekort aan WeChat, het heeft namelijk veel meer functies dan WhatsApp. Bedrijven kunnen een speciaal account maken en hier volgers voor krijgen en content delen. Daarnaast kunnen bedrijven berichten naar volgers van hun account sturen en is er ook een e-commerce platform geïntegreerd in de app. Zo kunnen gebruikers dus producten, bioscoopkaartjes en zelfs vliegtickets kopen via de app. Dit kan allemaal betaald worden via WeChat Payments. Recent is er ook een functie gelanceerd waarbij gebruikers kunnen zien welke restaurants, winkels et cetera in de buurt zijn. Er wordt dus nog veel meer mogelijk. Je zou bijna zeggen dat gebruikers geen andere apps meer nodig hebben! Doordat dit allemaal via dezelfde app gebeurt kun je gigantisch veel data van klanten verzamelen en hen zo beter bedienen.

Of WhatsApp dezelfde kant op gaat als WeChat is toekomstmuziek, maar zoals je ziet zijn er nog heel veel mogelijkheden en functies die zomaar eens werkelijkheid zouden kunnen worden.