E-mail automation: hoe werkt het?

Wat is e-mail automation?

Het mooiste van e-mailmarketing is dat je e-mails kunt automatiseren, waardoor je ze één keer instelt en je e-mailprogramma vervolgens automatisch aan de hand van triggers de juiste e-mail naar de juiste personen verstuurt. E-mail automation gaat over het automatisch laten versturen van e-mails, met gepersonaliseerde content, op basis van verzamelde gegevens of gebeurtenissen. In het kort dus: “Het geautomatiseerd versturen van de juiste boodschap, naar de juiste persoon op het juiste moment.” Het mooie hieraan is dat je dus niet iedere keer handmatig e-mails hoeft te versturen.

E-mail automation heeft ontzettend veel toepassingen. Denk bijvoorbeeld aan een verwelkoming van een nieuwe klant of inschrijving op je nieuwsbrief. Of aan een instructievideo die je kan mailen nadat iemand een bepaald product heeft gekocht. Wees vooral heel creatief, want het mooie is dat je maar één keer een e-mail erin hoeft te zetten en er daarna eigenlijk geen omkijken meer naar hebt (al kun je natuurlijk eventueel wel de tekst optimaliseren).

Wat is er nodig om e-mails automatisch te versturen?

Als je e-mail automation wilt toepassen moet je een aantal dingen instellen zodat je e-mails automatisch verstuurd gaan worden. Je kunt gebruik maken van betaalde software als HubSpot (waar wij zelf ook mee werken) of e-mailprogramma’s als Spotler of MailChimp.

Het volgende is nodig voor e-mail automation:

1. Een trigger

Dit is een regel of gebeurtenis die bepaalt wanneer een e-mail verstuurd wordt. Denk aan een nieuwe inschrijving, of een e-mail die wel of niet geopend is. Verderop in deze blog komen meer voorbeelden van triggers.

2. Een campagneflow

Dit is een soort map waarin je schematisch neerzet welke e-mails je wanneer gaat versturen. Denk aan: ‘na 2 dagen’ of ‘Zodra de vorige mail geopend is’ etc. Het is handig als de mails in zo’n flow elkaar opvolgen. Zo behoud je de interactie met je doelgroep.

3. Klant/prospectinformatie

Dit zijn de gegevens waarmee je je e-mails gaat personaliseren. Dit kan een naam of geboortedatum zijn, maar denk ook aan dingen als de einde contractdatum, gekocht product of het aantal jaren dat iemand al klant is.

4. Content voor de campagne

Dit is de inhoud van de e-mails die je gaat versturen, zoals teksten, afbeeldingen, bijlagen en video’s. Zorg dat het duidelijk herkenbaar van jouw bedrijf afkomstig is, dus houd je aan de huisstijl. Zorg er verder voor dat de e-mail een duidelijke call-to-action heeft en aansluit bij de wensen van de ontvanger.

Welke variabelen kun je gebruiken als trigger om e-mails te automatiseren?

Het belangrijkste dat je nodig hebt om een e-mail automation campagne in te stellen zijn de triggers. Binnen MailChimp zijn er verschillende variabelen die je kunt kiezen om als trigger te gebruiken. Ook hebben ze een aantal standaard mails voor triggers die je kunt kiezen zoals de “welkomstmail” of “happy birthday mail”. Die vallen allemaal ook onder de andere variabelen die je kunt kiezen.

Date based

Data based mails versturen kan alleen als je al een datumveld in je lijst hebt opgenomen. Denk hierbij aan de datum dat iemand is toegevoegd aan de mailinglijst, verjaardagen, een specifieke datum (bijv. afspraak) of een herhaaldatum (bijv. elk jaar membership verlengen).

Blog updates

Hier geef je je RSS feed URL op en of je dagelijks, wekelijks of maandelijks wilt checken op nieuwe content. Er wordt vervolgens alleen een mail verstuurd als er nieuwe content is. Deze campagne kan eventueel ook worden gepauzeerd, zodat je het verzenden kunt uitstellen.

Acties met vorige mail

Dit is alleen mogelijk als in dezelfde campagneflow al eerder een mail is verstuurd. Als dat nog niet zo is, dan kun je het niet op basis van de vorige mail, maar wel op basis van een bepaalde campagne activiteit een geautomatiseerde mail versturen. Acties die je kunt gebruiken als trigger zijn:

• De vorige mail in de serie is ontvangen
• Vorige mail in de serie geopend
• Vorige mail is niet geopend
• Vorige mail is geklikt
• Vorige mail is niet geklikt
• Specifieke link in een mail is geklikt

Campagne activiteit

Hiervoor kunnen dezelfde acties als trigger worden ingesteld als de acties bij vorige mail. Het enige verschil is dat dit acties zijn die bij een andere campagne zijn uitgevoerd. Dit heeft als voordeel dat je deze wel als eerste trigger voor een workflow kunt gebruiken, terwijl dat met een vorige mail niet kan.

E-commerce (e-commerce integratie voor nodig)

Hier is eerst een connectie met je store voor nodig. MailChimp kan connecten met o.a. Shopify, Magento, BigCommerce, WooCommerce, en Drupal. Verstuur bijvoorbeeld mails naar specifieke segmenten, stuur product aanbevelingen of kortingscodes. Triggers die je aan de hand van je e-commerce connectie in kan stellen zijn:

• Een product gekocht (bedankt first time klanten, of juist trouwe klanten)
• Een specifiek product gekocht (order notifications, follow up purchases)
• Product van een specifieke categorie gekocht
• Geen product gekocht
• Verlaten winkelmandje
• E-mail retargeting

Lijst management

Op basis van acties binnen je mailinglijst kun je ook triggers instellen. Bijvoorbeeld wanneer iemand manueel wordt toegevoegd, of zich inschrijft. Of als een bepaald veld verandert naar een specifieke waarde, een subscriber toegevoegd wordt aan een bepaalde groep in je lijst of juist een groep verlaat. Dit kun je allemaal gebruiken als trigger, waarmee je bijvoorbeeld een welkomstmail kunt versturen na een inschrijving.

API

Je kunt MailChimp koppelen met andere programma’s zoals HubSpot, Magento, Salesforce of andere CRM systemen en CMS’en. Sommigen zijn standaard te koppelen in MailChimp en voor anderen heb je API’s nodig om de koppeling te maken. Zo kun je die informatie die je daar hebt opgeslagen gebruiken om e-mails geautomatiseerd te versturen.

Andere mogelijke triggers via je CMS of CRM systeem

Er zijn natuurlijk nog veel meer mogelijkheden om triggers in te stellen, vooral wanneer je je CMS of CRM systeem koppelt aan MailChimp. Denk bijvoorbeeld aan:

• Download van een e-book: Deze actie kan een trigger zijn die aangeeft dat je een lead hebt. Dit kun je gebruiken om de relatie te verdiepen zodat de lead steeds meer aan je bedrijf gebonden wordt.
• Inschrijving voor je nieuwsbrief: Dit is uiteraard een trigger voor een periodieke nieuwsbrief. Maar het kan ook een trigger zijn om een welkomstmail te sturen naar iemand die zich voor het eerst inschrijft.
• Kopen van een bepaald product: Dit kan een trigger zijn voor het versturen van een factuur, of een track & trace code. Ook kan je een trainingsvideo sturen over hoe het product werkt.
• Aantal jaren klant
• Contract verlenging
• Verbruik van het product

Welke triggers zou jij allemaal gebruiken om je e-mails te automatiseren?